Nach einem langen Arbeitstag gehe ich endlich ins Bett. Doch anstatt zu Schlafen suchen mich ständig Gedanken an Dinge auf, die schon lange erledigt sein sollten. An viele davon habe ich bereits in der Nacht zuvor gedacht. Aber im Alltagsstress bin ich einfach nicht dazu gekommen, sie zu erledigen. So ging es mir, bevor ich die Getting Things Done (GTD) Methode von David Allen entdeckt habe.
Die GTD-Methode im Überblick
Der Workflow besteht aus 5 Arbeitsschritten:
1. Sammeln
2. Verarbeiten
3. Organisieren
4. Durchsehen
5. Erledigen
1. Sammeln
Beginnen Sie mit GTD wird dieser Prozess unter Umständen einige Zeit in Anspruch nehmen. Übertragen Sie all Ihre Aufgaben, Pläne, Ideen und Termine in Ihren Eingangskorb. Sind Sie danach in einem regelmäßigen Rhythmus angekommen, dauert das Sammeln nur wenige Augenblicke. Es ist wichtig, dass Sie jeden potenziell wichtigen Gedanken im Eingangskorb erfassen. Der große Vorteil dieser Methode ist, dass Sie Kapazitäten in Ihrem Gehirn für die wichtigen Dinge frei lassen. Es muss sich nicht ständig mit Sachen beschäftigen, die demnächst anstehen oder die Sie bloß nicht vergessen dürfen. Diese Methode umfasst sowohl berufliches als auch privates.
2. Verarbeiten
Leeren Sie Ihren Eingangskorb täglich. Ihr Gehirn lernt dann sehr schnell, dass Verlass auf diese Methode ist. Störende Gedanken ereilen Sie immer seltener, wenn Sie einmal erfasst wurden.
Verarbeiten Sie den Eingangskorb von oben nach unten. Sie fassen jede Notiz nur einmal an – es wird nichts zurückgelegt.
Beim Verarbeiten einer jeden Position stellen Sie sich zuerst folgende Frage: Kann ich etwas unternehmen? Ist dies nicht der Fall kommt die Notiz in den Müll oder in einen Ordner für später (Vielleicht/Irgendwann).
Können Sie etwas unternehmen, stellen Sie sich die Frage, in wie vielen Schritten die Aufgabe erledigt ist. In einem Schritt oder in mehreren Schritten.
Besteht die Aufgabe aus einem Schritt erledigen Sie ihn direkt, insofern es weniger als 2 Minuten dauert. Damit schaffen Sie sich frei verfügbare Zeit für den gesamten Tag. Dauert die Aufgabe länger als 2 Minuten können Sie diese delegieren oder auf einen späteren Zeitpunkt oder Kontext verschieben.
Besteht die Aufgabe aus mehreren Schritten, gilt Sie in GTD als Projekt. Formulieren Sie die Schritte als Handlungsbeschreibung und so konkret wie möglich. Wollen Sie sich beispielsweise mit einem Geschäftspartner zum Mittagessen treffen, besteht dieses Projekt aus folgenden zwei Handlungen:
– Max Müller anrufen und Termin vereinbaren
– Restaurant anrufen und Tisch reservieren
Der Vorteil einer konkreten Handlungsbeschreibung liegt darin, dass Sie so auch größte Aufgaben in kleine Teile zerlegen. Es wird Ihnen wesentlich leichter fallen, kleine Aufgaben zu erledigen wie „alte Ordner aus Regal 1 entsorgen“ als komplexe Dinge wie „das Archiv neu zu strukturieren“.
3. Organisieren
Es ist sinnvoll die Struktur nach den verschiedenen Aufgabenbereichen zu unterteilen. Also Privates und Berufliches. Weil im Arbeitsumfeld die anfallenden Aufgaben aus durchaus mehreren Tätigkeitsbereichen stammen können, ist in diesem Fall eine weitere Unterteilung zweckmäßig. Überlegen Sie einfach, wie Sie Ihren Alltag strukturieren können. Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass der erste Entwurf zumeist nicht endgültig ist. Eine praxiserprobte Aufteilung benötigt Zeit. In dieses geschaffene Gerüst sortieren Sie Ihre Projekte. Und nicht vergessen – nach GTD ist jede Aufgabe mit mehr als einem Schritt ein Projekt.
Dazu bekommt jeder Schritt einen Kontext zugeordnet. Klassische Kategorien dafür sind: @Anrufen, @Besorgen, @Besprechen, @Büro, @zu Hause oder @Lesen/Bearbeiten. Der Vorteil der Kontexte ist, dass Sie Ihre Aufgaben gebündelt erledigen können. Wenn Sie Ihre Tätigkeiten zusammenfassen, also beispielsweise alle zu schreibenden E-Mails nacheinander verfassen, sind Sie meistens schneller als würden Sie ein Projekt vertikal durcharbeiten. Ihr Gehirn muss sich nicht erst in andere Tätigkeiten hineindenken. Ein anderer Vorteil ist, dass sie Wartezeiten (Flughafen, Arzt, o.ä.) für das Lesen nutzen könnten und unter @Lesen/Bearbeiten sofort alle Vorgänge im Blick haben. Vor längeren Autofahrten öffne ich die Liste @Anrufen, denn die Zeit im Auto nutze ich gern zum telefonieren.
Ein weiterer wichtiger Kontext ist @Warten auf. Mit diesem Tag markieren Sie alle Aufgaben, die Sie delegiert haben. Sie sehen sofort, welche Projekte Sie derzeit nicht abschließen können, weil Ihnen andere Personen noch zuarbeiten müssen.
Ich persönlich bin dazu übergegangen, alle wichtigen Personen des Alltags als Untermenü in der @Warten auf Liste zu führen. Hier ergeben sich für mich zwei wesentliche Vorteile. Einerseits kann ich Mitarbeitern z.B. im morgendlichen Briefing direkt ihre eigene Aufgabenliste geben. Andererseits habe ich eine Übersicht für den Fall, dass ich mit Personen im Gespräch bin. So kann ich mich am Ende einer Unterhaltung noch nach dem Sachstand zu diversen Themen erkundigen.
Der Kontext @Vielleicht/Irgendwann wird für alle Aufgaben benutzt, die entweder noch nicht entschieden sind oder deren Zeitpunkt noch nicht zu benennen ist. Beim wöchentlichen durchsehen der Listen können diese dann später zugeordnet oder entfernt werden.
In den Kalender kommen keine Aufgaben. Dort notieren Sie lediglich Termine wie Verabredungen, Besprechungen, Reisen o.ä. Allerdings können Sie alle Handlungsschritten in Ihren Listen mit Fälligkeitsdaten versehen.
4. Durchsehen
Schauen Sie jeden Tag in Ihren Eingang und leeren Sie Ihn. Ebenso sollten Sie täglich Ihre Kontextlisten ansehen, damit Sie ein Gefühl dafür behalten, welche Aufgaben gerade besonders umfangreich werden.
Ebenso wichtig ist es, dass Sie Ihre Projekte einmal in der Woche durchsehen. Einige davon gegebenenfalls auch seltener, wenn diese nicht tagesaktuell sind. Sie überblicken mit dieser Methode all Ihre Pläne. Löschen Sie unwichtig gewordene Aufgaben oder aufgegebene Projekte. Das ist wichtig, denn auch GTD kann schnell ein Ausmaß annehmen, welches Sie glauben nicht mehr bewältigen zu können. Prüfen Sie Termine oder fügen Sie neue Handlungsschritte hinzu.
5. Erledigen
Erledigen Sie die Aufgaben, die Sie auf Ihren Listen notiert haben. Gehen Sie nach Kontext, Terminen oder Projekten Ihre Tätigkeit an. Um besser Priorisieren zu können, gibt es in GTD 4 Kriterien, nach denen die Entscheidung leichter fällt, welche Aufgaben denn nun zuerst erledigt werden.
1. Kontext
In welchem Zusammenhang steht diese Aufgabe im Großen und Ganzen
2. verfügbare Zeit
Wieviel Zeit benötige ich für diese Aufgabe. Welche Aufgaben kann ich im geplanten Zeitfenster überhaupt erledigen? Muss ich mir für eine bestimmte Aufgabe ein Zeitfenster freihalten?
3. verfügbare Energie
Stehen Ihnen genügend geistige Ressourcen zur Verfügung?
4. Priorität
Wie wichtig ist diese Aufgabe tatsächlich?
Praktische Anwendung
Getting Things Done (GTD) bietet großes Potenzial die Planung, Organisation und das Erledigen der täglichen Aufgaben, strukturiert und übersichtlich zu gestalten. Der Umgang mit dieser Technik muss erlernt werden und in routiniertes Handeln übergehen. Bei konsequentem Agieren dauert dies mindestens zwei Monate, jedoch ist es den Aufwand aus meiner persönlichen Erfahrung heraus auch Wert.
Die deutsche Fassung des Buchs heißt „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ und wurde erstmals 2001 veröffentlicht. Die beschriebenen Hilfsmittel sind allesamt analog (Aktenordner o.ä.). Mit der Entwicklung des Smartphones wurden die digitalen Möglichkeiten größer und einfacher.
Ich persönlich arbeite seit mehr als 10 Jahren mit der App OmniFocus. Diese ist für iOS und MacOS erhältlich. Ich bin sehr zufrieden, auch wenn die App preisintensiver ist, als andere. Eine Alternative bietet die App Things. Sie ist eine der ältesten Anwendungen aus dem AppStore und überzeugt durch ihr minimalistisches Auftreten. Darüber hinaus gibt es viele Alternativen für andere Betriebssysteme. Insbesondere sollen hier eine Vielzahl an Tools erwähnt werden, die im Rahmen von Microsoft 365 zu haben sind (Microsoft To-Do, Todoist u.v.m.).
Video
Quelle: YouTube (Kanal: Successful By Design, Video: Getting Things Done (GTD) by David Allen